Situación

La sociedad civil, en medio de una situación social cada vez más deteriorada y un Estado incapaz de asumir sus responsabilidades, recurre a la solidaridad para cubrir sus necesidades más elementales.

En este contexto, las Fundaciones están tomando un lugar preponderante en el entramado social puesto que en su objeto, a diferencia de otros tipos de entidades sin fines de lucro, siempre está — implícito o explícito— el bien común, es decir, un beneficio para un universo ajeno a los integrantes del ente.

De alguna manera se trata de entes intermediarios entre quienes dan y quienes reciben. Serían algo así como administradores de solidaridad.

En resumen, ante un Estado ausente y una crisis social sin precedentes, surgen las Fundaciones como entes idóneos para plasmar en forma transparente la conexión entre los distintos grupos sociales.

Problema Global

Lamentablemente, en algunos casos, por su propia estructura, las Fundaciones han dado lugar a prácticas fraudulentas, tales como la evasión impositiva y el lavado de dinero entre otras. En ocasiones sus propios fundadores las constituyen con ese objetivo oculto. 

En otros casos, terceros interesados se aprovechan de Consejos de Administración que lo permiten. Algunos son Consejos que por ingenuidad, encandilados ante la posibilidad de hacer obra, no indagan el origen del dinero. Otros, son Consejos que por codicia o en busca de reconocimiento y prestigio para la institución o sus integrantes, eligen llevar adelante su obra aun conociendo o presumiendo el origen espurio de los fondos.

Ante tal posibilidad, además de la responsabilidad social que implica la administración de la solidaridad, se genera una responsabilidad legal para el ente, sus autoridades y también para el profesional en su rol de auditor externo.

Ello hace imprescindible un estricto control de todas sus operaciones.

En la práctica, esto no siempre sucede, porque sus integrantes suelen estar volcados a la acción y, sin percibir su importancia, ven como una pérdida de tiempo y dinero las tareas administrativas.

Sin embargo, y cada vez más a medida que se incrementa el volumen de las actividades, reflejar la transparencia de las operaciones es imperativo, puesto que eso va a ser un índice de confianza, generador de prestigio y, por ende, de mayores ingresos.

Problema específico

Para poder dar, antes es necesario tener o recibir. Ninguna de estas instituciones puede cumplir su objetivo sin, previamente, generar ingresos.

Por tal motivo, consideramos que el área de los ingresos es un punto crucial.

De la forma de obtenerlos se ocupan sectores específicos de la institución encargados de la recaudación de fondos y/o generación de ingresos, a veces acompañados de un buen marketing filantrópico que posicione a la entidad dentro del mercado de la solidaridad, pero son la contabilidad y la auditoría las que deben reflejar el registro y el control de los resultados de esa tarea.

Por consiguiente, nos proponemos esquematizar el flujo de los ingresos en estas instituciones, así como su registro y control, porque consideramos que sus características son diferentes a la de los circuitos comerciales.

Aunque en principio la organización contable siga los mismos lineamientos de las sociedades comerciales, queremos destacar los puntos en que difieren.

Desarrollo

Tratamos específicamente los ingresos en las Fundaciones porque ni su gestión ni su administración se rigen por los mismos cánones que los ingresos de las sociedades comerciales, y hasta hay registros que, aunque optativos, son propios de las Fundaciones, como por ejemplo el Registro de Benefactores.

En las sociedades comerciales los ingresos normalmente tienen una contraprestación: la venta de bienes y/o servicios realizada con el objeto de obtener una ganancia para beneficio propio (fin de lucro). De su gestión y administración no hay que rendir cuentas a terceros ajenos a la explotación, salvo eventualmente al Estado en su función recaudatoria y fiscalizadora.

En las Fundaciones, en cambio, los ingresos suelen ser en principio sin obligación de contraprestación recíproca, los excedentes nunca son distribuidos entre los integrantes de la misma sino que son destinados al cumplimiento de los objetivos institucionales. Por ende, de su gestión y administración hay que rendir cuentas a terceros ajenos, entre otros:

• A los que entregaron los fondos, para demostrar que los mismos llegaron a destino bien administrados.

• A las autoridades que velan, por ejemplo:
- por los intereses de los que deben recibir los beneficios (IGJ)
- por el uso correcto de prerrogativas de exención (AFIP)
- por la aplicación de tratados o leyes específicas, como en el caso de órdenes religiosas (Mº Relaciones .Exteriores y Culto)

• A entidades crediticias nacionales o internacionales que concedieron préstamos para destinos específicos (Banco Mundial, Banco Interamericano de Desarrollo, Banco Nación, etc.) por el cumplimiento de los proyectos sobre los que se otorgaron y el uso correcto de los fondos.

• A los prestadores de servicios voluntarios.

De lo expuesto surge la necesidad de planificar cuidadosamente el modo en que serán tratados dichos ingresos en vista de las necesidades específicas de exposición y control. Para ello se deberá hacer una clara clasificación de los mismos, diagramando su flujo y estableciendo normas para su registro, contralor y auditoría, tareas que tratamos de esquematizar a continuación:

Clasificación de los ingresos

Esta es una tarea básica que debe ser realizada con cuidado y claridad. En función de esta clasificación se deberán diseñar los registros y controles pertinentes que permitan el seguimiento, no solamente a los efectos de su individualización jurídico-contable sino también con fines estadísticos.

Los ingresos pueden ser clasificados:

Por su origen, según provengan de:

• Donaciones de fundadores

• Donantes identificables ajenos al ente

• Donantes anónimos

• Subvenciones públicas y/o privadas, nacionales y/o extranjeras

• Créditos a largo plazo, reembolsables o no, provenientes de entidades financieras nacionales y/o extranjeras:
- sin rendición de cuentas de su inversión
- con rendición de cuentas de su inversión (Ej.: BID)

Por su naturaleza, según sean:

• En dinero
• En especie
• En trabajo voluntario (tiempo, conocimientos, talento, etc.)

Por su volumen, según se trate:

• Montos o volúmenes significativos

• Habituales: Contribuciones importantes regulares en monto y/o periodicidad. Ejemplos:

- Todas las semanas se reciben 100 kgs. de pan para repartir
- Siempre para Navidad se reciben 3000 kgs. de pan dulce
- Todos los meses una empresa entrega una cifra equivalente a 20 sueldos básicos
- Anualmente se organizan reuniones o exposiciones para recaudar fondos (Exposición Casa FOA, COAS Feria de las Naciones, Cruz Roja Argentina, etc.)
- La institución recauda regularmente el producido de puestos de venta permanentes o explotaciones (Manos del Uruguay, Playas de Estacionamiento de ALPI, etc.).

• Esporádicos: Contribuciones importantes pero irregulares en monto y/o en el tiempo.

- Se recibe un tomógrafo para un hospital
- De tanto en tanto se recibe una cantidad significativa de placas para Rx,
- Se recibe la donación de una casa
- Alguien que obtuvo el premio mayor de la lotería lo dona a la institución, etc.

• Montos o volúmenes pequeños (cuya sumatoria puede ser importante).

• Habituales: Contribuciones regulares pequeñas. Ejemplos:

- Un bono por consulta
- Una contribución mensual de $ 5.-
- Ventas de banderines, llaveros, etc.
- Alcancías
- Campaña anual de Cáritas

• Esporádicos: Contribuciones individuales pequeñas pero irregulares en monto o tiempo. Ejemplos:

- Colectas, fiestas escolares, congresos, vueltos en los supermercados y estaciones de peaje, etc.

Circuito del flujo de los ingresos

Este diseño, aunque de corte netamente administrativo, también debe estar pensado para cubrir los requerimientos de las áreas contable y de auditoría. Los puntos básicos que deberán contemplarse se refieren a:

• Forma de ingresar los fondos (depósitos bancarios, tarjetas de crédito, efectivo, etc.).

• Forma de documentar los ingresos (recibos, bonos, etc. s/Res.1415).

• Obligación del depósito de bancario de todos los ingresos dinerarios.

• Determinación de los responsables del área.

• Información adecuada a los aportantes.

• Cronogramas/ compatibilización de ingresos con metas presupuestarias

• Generación de la información necesaria para coordinar en forma eficaz y eficiente el accionar de la Fundación y del voluntariado.

Registro de los ingresos

Esta es una responsabilidad del área contable, la que deberá hacerse cargo de:

• Procesar y conservar la documentación respaldatoria de los registros contables.

• Llevar en tiempo y forma los libros exigidos por ley (Caja, Inventario y Balances, etc.).

• Diseñar los tipos de registro (Ingresos globales o individuales, identificables por área, por tipo de donante, etc.) más adecuados para la entidad.

• Parametrizar la rendición de cuentas en tiempo y forma.

Controles

Esta es una responsabilidad del área de auditoría, la que deberá hacerse cargo de determinar cuáles serán los controles necesarios y establecer:

• Quién los realiza y a quién controla.

• Cómo los realiza y qué controla.

• Cuándo los realiza (habituales, al azar, etc.).

• Revisión y/o adecuación de manuales o repertorio de normas.

• Adecuada aplicación de las normas de valuación y exposición.

• Informes internos y externos.

• Cash Flow (Flujo de efectivo)

Conclusión

Todo lo expuesto precedentemente solo tiene carácter enunciativo y no pretende ser más que una nota introductoria a la problemática de los ingresos en este tipo de instituciones. Naturalmente, el tema merece un análisis exhaustivo y en próximos trabajos nos proponemos desarrollar cada uno de los puntos a fin de configurar un manual que permita unificar criterios de registración y control.