Muy frecuentemente, los profesionales en Ciencias Económicas somos convocados para asesorar a empresas o clientes acerca de los sistemas administrativos a utilizar. Sabemos que esa decisión no es una instancia menor en la vida de una empresa, ya que los sistemas de administración constituyen una de las bases del negocio que puede limitar o potenciar el desarrollo futuro.

Esta selección no está limitada a definir un proveedor de software, sino que es sólo una de las variables que hacen a esta difícil problemática. Sistema, como concepto amplio, incluye también los procesos, la gente y los procedimientos. Desconocer esta interacción nos llevaría a trabajar en forma desarticulada e improductiva. Por otra parte, es imprescindible comprender que la empresa no es un ente estático, ya que la realidad de este último tiempo nos ha demostrado que la única constante es "el cambio", y nuestro desafío es estar preparados para adaptarnos a él.

La compleja dinámica empresarial nos lleva a dejar de lado la idea de sistemas fragmentados, donde cada sector trabaja independientemente. La fragmentación de los sistemas deriva en inconsistencia en la información, falta de reacción frente a las oportunidades, inadecuada logística de inventarios, diversidad de bases de datos, dificultad en el acceso a la información, y, por supuesto, la imposibilidad de adaptación a nuevas tecnologías, como e-commerce o e-business.

El alcance y la dimensión de las tareas administrativas, y el incremento en los volúmenes de información van llevando a las organizaciones a tener acceso a tecnologías más actualizadas, mientras que paralelamente se consolidan conceptos tales como trabajo on line, sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), etc.

Con el crecimiento empresarial, los propietarios del capital se alejan de la gestión, requiriendo información para monitorear sus negocios con agilidad y más frecuencia. Los tiempos que se solían utilizar en el registro de la información, traspaso de ésta de un medio a otro y armado de libros, comienzan a ser inadmisibles ante esta realidad. Confeccionar un balance, un estado de resultados o un cash flow a fin de mes provoca la pérdida de oportunidades. La única alternativa para dar respuesta a esta necesidad es conocer estos aspectos en tiempo real.

Así surge la contabilidad on line, que tiene como principales beneficios la eliminación del papeleo para llevar las cuentas, la posibilidad de pedir la información de distintas formas y una reducción considerable de horas utilizadas. Se elimina la doble registración y se mejora el control interno dentro de la organización.

En nuestra función de auditores de estados contables, cuidar la integridad en el registro de las operaciones es clave. El poder asegurarnos de que todas estén contabilizadas y no existan omisiones requiere de un instrumento que capte cada una de ellas en su origen y genere consecuentemente la minuta contable respectiva. La contabilidad on line colabora en este sentido, logrando que cada usuario, por más que no tenga conocimientos contables, pueda informar sobre los movimientos involucrados.

Es por este motivo que el contador comienza a alejarse de su rol técnico para pasar a ser parte de la compleja dinámica empresarial encargada del análisis de la información y la toma de decisiones.

Ventajas de una solución integrada on line o ERP*

• Manejo unificado de la información generada por cada sector, lo que resulta en un apoyo sólido para la toma de decisiones.

• Oportunidad de obtener información actualizada en el momento en que se la necesita.

• Rápida respuesta y seguimiento de clientes.

• Optimización de los costos de comercialización, producción y administración por mejoras en la productividad.

• Visión global de la cadena de suministro.

• Reducción del tamaño de los archivos físicos.

• Más precisión de los datos con contenido detallado.

• Mejor monitoreo y velocidad de respuesta a consultas.

• Estandarización de informes y procedimientos en empresas globales.

• Permitir competir en igualdad de condiciones con empresas más grandes y mejor estructuradas.

Quienes han adoptado estas soluciones han encontrado áreas de oportunidad, principalmente en todo lo relacionado con clientes y proveedores. Es importante destacar que, al igual que cualquier otra inversión, requiere tiempo para el retorno de los beneficios aunque varios de ellos comienzan a verse rápidamente.