El e-procurement es la administración de las compras, contrataciones y licitaciones para la adquisición de suministros de una organización (con o sin fines de lucro, privada o estatal) a través de las nuevas tecnologías de la información en general y de Internet en particular.

El e-procurement se ha convertido en una de las herramientas que mayor expansión está mostrando en la actualidad, tanto sea por su adopción por las organizaciones, para el manejo de la gestión de abastecimiento, así como también por las empresas que se han especializado en la consultoría y comercialización de estas soluciones.

Prestaciones básicas de una herramienta de e-procurement

En cuanto a las principales funcionalidades que toda solución de e-procurement puede contemplar, se pueden mencionar las siguientes:

• Catalogación:
Esta prestación es la raíz del ordenamiento y sistematización de la gestión de compra mediante una solución de e-procurement. Mediante esta función, los distintos insumos cuyo abastecimiento (en el caso de la empresa compradora) o provisión (en el de la empresa proveedora) pretenda canalizarse a través de una solución de e-procurement se clasifican según las distintas categorías y códigos oportunamente asignados. Conviene mencionar que, sobre la base de esta catalogación, se realizarán las respectivas órdenes de compras que posteriormente alimentarán el work flow de un proceso tradicional de compra.

• Subasta inversa (reverse auction):
Consiste en una puja descendente de precios. Se emplea básicamente en procesos licitatorios, en los que se busca una reducción en los precios de compra a igualdad de especificaciones de insumos requeridos. Esta modalidad es muy utilizada cuando el comprador ejerce un cierto poder sobre el mercado de los insumos objeto de adquisición, por ej. –considerando el supuesto de no empleo por parte de los proveedores de prácticas tales como colusión, cartelización, etc.- cuando en el mercado del insumo existen uno o pocos compradores y un considerable número de proveedores del bien cuyo suministro se canaliza a través de la herramienta de procurement.

• Remate (bidding):
Es otra de las modalidades de adquisición contempladas en las soluciones de procurement. Consiste en la oferta, por parte de los potenciales compradores, de precios cada vez más elevados con el fin de quedarse con el insumo demandado. Esta alternativa de comercialización es utilizada cuando el proveedor del insumo en cuestión tiene una fuerte influencia en el mercado del bien o servicio objeto de la operación. Al contrario de lo que ocurre cuando se emplea la modalidad de reverse auction, el remate o bidding es empleado en aquellas situaciones en que el poder de los proveedores es mayor con relación al de los compradores. Por ej.: en los casos en que el mercado del bien objeto de la transacción está formado por un número de proveedores inferior al de los compradores.

• Generación de estadísticas:
La sistematización, a través de una herramienta de e-procurement, de las distintas etapas que componen el proceso de compra de una empresa permite la obtención de un respetable volumen de información, que puede ser filtrada de distintas formas, y a la que también se puede acceder según un esquema de privilegios de accesos previamente definidos.

• Seguimiento de órdenes de compra:
La herramienta de e-procurement convierte al proceso de compra de una empresa en lo que se conoce como work flow, que permite ver dicho proceso como una serie de secuencias a través de las cuales irá circulando la orden de compra hasta ser cumplida. De esta forma, si la orden de compra sufre alguna demora o se paraliza en algunas de las secuencias, se puede detectar con facilidad y evitar así tiempos muertos que no agregan valor al proceso.

• Administración de stock:
Por medio de esta herramienta es posible contar con información instantánea sobre la evolución de los inventarios; así, se obtendrá información estadística sobre consumos promedios, precios promedios pagados, duración promedio de la compra, etc. Ante niveles críticos de inventario, esta solución permite el envío de correos y mensajes a celulares de dicho evento o bien generar en forma automática la respectiva orden de compra.

• Licitaciones:
Con una solución de e-procurement se automatiza y se hace más eficiente la administración de los procesos licitatorios. Dentro de la administración de las licitaciones se contemplan las siguientes funcionalidades: publicación de pliegos licitatorios, seguimiento de licitaciones, presentación electrónica de ofertas, adjudicaciones e impugnaciones.

• Administración de proveedores:
Un sistema de e-procurement ofrece poderosas herramientas con relación a la gestión de proveedores. Entre las principales prestaciones se pueden mencionar las siguientes: listado de proveedores por rubros y productos, montos promedio de compras, calificación de los proveedores, estado de entregas e información general.

E- marketplaces o portales de compras: la evolución del e-procurement

Los e-marketplaces son la expresión de una nueva modalidad de interacción entre compradores y vendedores. Son verdaderas comunidades virtuales, donde un sinnúmero de compradores y vendedores interactúan no solo comercializando sus bienes y servicios, sino también intercambiando información; obtienen entonces como resultado final la optimización de las distintas fases que componen el proceso de abastecimiento de una empresa.

La lógica de funcionamiento de un e-marketplace reside en una solución de e-procurement con el agregado de funcionalidades avanzadas adicionales, tales como: utilización de medios de pagos on line para que las operaciones puedan cerrarse y liquidarse on line, soluciones de logística y distribución de los bienes y servicios comercializados, por citar algunos de los más importantes.

Existen distintos tipos de e-marketplaces, según sean los criterios que se empleen para su categorización. De todas formas, y sólo a efectos ilustrativos, se pueden citar dos grandes grupos de e-marketplaces:

• E-marketplaces horizontales:
Son aquellos espacios virtuales en los que los objetos de transacción no guardan una relación directa con la industria en la que participa la empresa compradora o la vendedora. En esta categoría de mercado se satisfacen demandas de productos y servicios de consumo generalizado dentro de las empresas; por ej.: insumos de oficina, librería, es decir, suministros que no son específicos o puntuales de un sector industrial en particular.

• E-Marketplaces verticales:
Son comunidades especializadas en suministros de bienes y servicios para sectores industriales puntuales. En estos casos, los participantes (tanto compradores como vendedores) tienen como objeto de la transacción bienes y servicios específicos de una industria en particular.

Comentario final

En esta nota han quedado expuestos los principales conceptos involucrados tanto en el e-procurement como en una de sus aplicaciones más difundidas: los e-marketplaces.

Resta por destacar que los amplios y cuasi perfectamente cuantificables beneficios que estas soluciones generan para las empresas están determinando una creciente y sostenida tasa de adopción tanto por parte de aquellas que por cuestiones de eficiencia y eficacia incorporan estas tecnologías para llevar adelante su gestión de abastecimiento así como también por parte de aquellas que actúan como proveedoras de las primeras.