La información, que es un recurso vital para el ejercicio profesional, la educación continuada, la competitividad y el crecimiento empresario, crece en forma exponencial. También se presenta como literatura gris: documentos de difícil acceso que no se distribuyen por los canales comerciales, tales como los trabajos presentados a congresos, los documentos internos de empresas o consultoras, tesis doctorales o monografías, artículos inéditos (ya sea su soporte digital o en papel). Los dos aspectos mencionados de los recursos de información, su crecimiento continuo y su difusión, repercuten en las nuevas formas de comunicación (Internet, telefonía móvil), provocando el surgimiento de nuevas disciplinas para encarar su estudio (como la infonomía: la gestión inteligente de la información) y también la aparición de nuevas herramientas tecnológicas, como las bibliotecas digitales, acervos normalizados de documentos electrónicos.

La recuperación de información suele plantearse cuando surge la necesidad de ubicar bibliografía sobre un determinado tema o una obra de un autor en particular. Se puede buscar en las bases de datos de las bibliotecas.

¿Cómo encontrar la información buscada? Aunque muchos documentos valiosos, inéditos o publicados estén registrados en las bases de datos de bibliotecas o centros de documentación, hay una segunda barrera a superar: el investigador debería buscar en cada una de las bases de las instituciones o incluso trasladarse a la sede de la institución si ésta carece de un servicio en línea.

Nueva herramienta

Una de las herramientas tradicionales creadas por la bibliotecología brinda una solución: el catálogo colectivo.

El catálogo (o base de datos) de una biblioteca es aquel que contiene los registros bibliográficos de los documentos almacenados en esa biblioteca. Un catálogo colectivo es aquel que reúne en un solo orden los registros bibliográficos de varias bibliotecas unidas por algún fin común con el objetivo de localizar en cuál de ellas se halla una obra o un documento determinado.

La ventaja competitiva del catálogo colectivo online como recurso de información es que con una sola búsqueda es posible rastrear una información simultáneamente en muchas bases de datos.
El Catálogo Colectivo Bibliográfico de UNIRED contiene las bases de 88 bibliotecas, pertenecientes a 73 instituciones. Estas instituciones tienen sede en 18 ciudades de 9 jurisdicciones argentinas (la Ciudad Autónoma de Buenos Aires y ocho provincias).

El objetivo principal de un catálogo colectivo es resolver problemas de información. Este catálogo surge como producto de un sistema de cooperación bibliotecaria que incluye un sistema de préstamo interbibliotecario que posibilita el acceso al documento.

Las bibliotecas pertenecientes a Unired forman una red cooperativa que reúne a bibliotecas especializadas en ciencias económicas. Con la planificación del proyecto del Catálogo Colectivo, UNIRED amplió su red temática incluyendo a bibliotecas especializadas en otras áreas (educación, agricultura, ciencia y técnica, derecho, comunicaciones). Así, el catálogo colectivo es la herramienta cuyo fin común es compartir el acceso a la información diseminada en varias bibliotecas de la Argentina.

Breve historia del Catálogo Colectivo de UNIRED

Ocupa un lugar destacado dentro de los productos de la red, pero no es el único, ya que UNIRED también publicó directorios de las bibliotecas integrantes y catálogos colectivos de publicaciones periódicas (se usan para saber qué biblioteca tiene una determinada revista y el estado de su colección).

En su primera versión, el Catálogo Colectivo Bibliográfico fue coordinado por el Centro de Documentación e Información del Ministerio de Economía y Producción (CDI-MECON). Publicado en 1995, consistía en un CD-ROM con 29 bases de datos que sumaban más de 130.000 registros. Dos años después, su segunda versión contenía leves diferencias, con más bases y nuevas bibliotecas sumadas al proyecto. En 1999 se produce la tercera edición, con 55 bibliotecas cooperantes y más de 655.000 registros. Esta versión fue publicada en Internet por el Centro de Información Bibliográfica (CIB) del CPCECABA en marzo de 2000 (Universo Económico número 52, abril 2000).

En 2001, aparece la cuarta edición de la base, donde se introdujeron algunos cambios. La coordinación del proyecto se realizó en forma conjunta. El CDI-MECON se encargó de la recepción de las 76 bases cooperantes y el CIB-CPCE tuvo a su cargo el control de calidad y el armado de la base final. Este último publicó también la base en Internet e introdujo cambios en la interfaz, consistentes en nuevas opciones, como búsqueda avanzada, iniciar nuevas búsquedas a partir de los autores o descriptores, acotar las búsquedas. El CDI-MECON la publicó y distribuyó en CD-ROM con interfaces en MicroISIS y Winisis (para permitir su consultas en MS-DOS o Windows). Esta versión de la base fue denominada "el millón dorado" porque superó esa cantidad de registros. Debido el éxito obtenido en la comunidad bibliotecaria, durante el año 2003 se estudió la posibilidad de una futura actualización. La idea fue aprobada en la segunda reunión general de UNIRED, efectuada en junio de 2004.

La versión actual de la base UNIRED

Siguiendo la filosofía cooperativa de UNIRED, el CDI-MECON tomó la coordinación del Proyecto Padrinazgo de Publicaciones Periódicas (su sigla es PPPP-AR, reseñado en Universo Económico número 70, mayo 2004). En esta ocasión, el CIB-CPCECABA se encargó de asumir la dirección del proyecto del Catálogo Colectivo Bibliográfico de UNIRED, denominado también "UNIRED 2004".

La convocatoria para actualizar la base de UNIRED fue anunciada el 28 de junio de 2004. Durante cinco meses se recibieron bases de datos de las instituciones, con el agregado de 14 bibliotecas nuevas interesadas en participar. La comunicación se realizó principalmente por correo electrónico: el 90 % de las bibliotecas participantes envió sus bases de datos por este medio, hecho que marca una diferencia notoria en relación con la recopilación realizada en el año 2001, cuando todavía no estaba tan generalizado el uso del e-mail.

Las bases recibidas procedían de seis tipos de software en cuatro clases diferentes de archivos y en doce formatos distintos. Todos estos conjuntos de archivos heterogéneos fueron exportados a bases ISIS y sus datos se convirtieron en formato CEPAL, que es el formato bibliográfico informático usado por el 65 % de las bibliotecas de UNIRED. El CEPAL es un formato bibliográfico desarrollado por la Comisión Económica para América Latina (CEPAL), basado en CDS/ISIS, software creado y distribuido por la Unesco.

De las 88 bibliotecas participantes hubo 57 que enviaron sus datos en formato CEPAL y 31 que trabajan con otro software y distintos formatos bibliográficos. Para la conversión se contó con la colaboración del equipo de Servicios de Información Documental de la Biblioteca de la Universidad Argentina de la Empresa, que se encargó de la conversión de datos que estaban en formato MARC. En el Sector Procesos Técnicos del CIB se realizó la conversión de los formatos restantes.

La conversión de las bases (su migración a la estructura CEPAL) y el control de calidad de los datos recibidos insumieron dos meses de trabajo.

El desarrollo y la programación de la nueva interfaz llevaron otros dos meses. Las tareas se concentraron principalmente en el nuevo diseño visual del buscador, adaptado a la página Web del CPCECABA, y se trabajó junto con el Area de Diseño de la Gerencia de Sistemas. La programación de los algoritmos de búsqueda fue desarrollada en el Sector de Procesos Técnicos del CIB e incluyó nuevas modalidades; las principales son:

• Menúes laterales siempre presentes que brindan acceso a la Ayuda, Nuevas búsquedas y Lista de Bibliotecas participantes.

• Página general de resultados (presenta la cantidad de registros encontrados en las distintas bases).

• Páginas individuales de resultados por institución, con un enlace que abre una ventana con los datos (teléfono, fax, dirección, e-mail, dirección de Internet).

• Posibilidad de acceder a un formato detallado en el caso de registros con notas o resúmenes.

La interfaz presenta unos formularios de búsqueda que devuelven los resultados hallados en cada institución. A partir de allí, los usuarios pueden navegar por los resultados obtenidos en la base de una biblioteca determinada, refinar la búsqueda o iniciar nuevas búsquedas.

UNIRED 2004, una herramienta de acceso público

Con el hospedaje en Internet de la base UNIRED 2004, el Consejo ofrece a sus matriculados y a usuarios del país y del extranjero un recurso de comunicación, disponible las 24 horas en forma gratuita, para satisfacer las necesidades de información de la comunidad interesada.

El Catálogo Colectivo Bibliográfico cumple con los objetivos de UNIRED:

• Facilitar al usuario final el acceso a la información bibliográfica.

• Promover la diseminación de las bases de datos de las bibliotecas.

• Descentralizar la información.

• Compartir recursos.

• Fortalecer las bibliotecas del país.

• Desarrollar nuevas tecnologías.

• Racionalizar la adquisición de documentos.

Estos objetivos están incluidos en la misión de compartir recursos e intercambiar información de manera eficiente para satisfacer la creciente demanda de servicios y productos por parte de los usuarios.

El Catálogo Colectivo de UNIRED no está concebido como un proyecto cerrado y concluido, sino como una línea de acción encuadrada dentro de los objetivos de la red, al servicio de las necesidades informativas de la matrícula, los investigadores y la sociedad en general.