Conservación de los libros y documentos en los procesos concursales
Dra. C. P. Cecilia B. Montelvetti
El tema que voy a tratar es el de la conservación
de libros y documentos en los procesos concursales. Para ello debemos partir del análisis
del Código de Comercio, porque en el Artículo
33 establece la obligación del comerciante de llevar libros que reflejen sus
actividades, y en el Artículo 43 y siguientes indica que además este debe rendir cuenta
y razón de sus operaciones, llevar una contabilidad organizada y además indica todas las
formalidades que deben reunir esos libros, lo cual se complementa con el Artículo 67 de la Ley de Sociedades
Comerciales que autoriza su sustitución por medios mecánicos o magnéticos, en la
medida en que la autoridad de aplicación, el contralor lo autorice, con excepción del
inventario y balances.
Además, existe una finalidad para exigir este tipo de requisitos de llevar libros, que es
una función de tipo interno y una función de características externas. La interna hace
a la toma de decisiones del comerciante. Es decir, conoce la situación de sus negocios,
la evolución, la administración, la contabilidad, y permite que haga el planeamiento
adecuado a los fines del logro de los objetivos y la externa se refiere a las relaciones
con los terceros y esta está regulada en el Artículo 63 del Código de Comercio, que establece que los libros son
medio de prueba para los casos en que ocurran litigios entre el comerciante y un tercero,
garantizando los derechos de ambas partes. Esto es lo que interesa al derecho y dentro de
él al derecho concursal.
Ahora bien, además de la obligación de llevar libros existe la obligación de
conservarlos, que está regulada también por el Código de Comercio en el Artículo 67.
La obligación de conservarlos no es solamente mientras dure la actividad, sino una vez
finalizada la misma. Es decir que, en los casos de disolución y liquidación subsiste
esta obligación, a tal punto que el Artículo
112 de la Ley de Sociedades Comerciales establece que, en caso de que los socios no se
pongan de acuerdo, va a ser el juez del registro quien resuelva quién debe conservar los
libros.
Ahora bien, en la situación de concurso hay que analizar cuál es el caso específico,
porque en el concurso preventivo el deudor mantiene la administración y por lo tanto,
todas las obligaciones derivadas de ellas, incluso la de llevar y conservar los libros,
pero en la quiebra, a raíz del desapoderamiento, se interpreta que es el síndico quien
asume esa responsabilidad. Pero no sólo la sindicatura se encuentra con libros y
documentos respaldatorios, sino que además reúne una serie de elementos, informes y
papeles de trabajo que va a utilizar como fuente documental para emitir opinión en los
distintos informes que presenta. Por ejemplo, cuando opina sobre pasivos laborales, en el
Artículo 14, cuando opina sobre la evolución de la empresa, informe individual, general
y otros informes que va presentando.
Estos papeles de trabajos e informes son elaborados por un profesional en Ciencias
Económicas, y por lo tanto debe cumplir con las normas técnicas que rigen a la
profesión. Dentro de ellas, por ejemplo, la Resolución Técnica 7, que dispone que los papeles de trabajo deben
ser conservados por un plazo adecuado a la naturaleza de cada circunstancia. Entonces en
el caso, por ejemplo, de los informes referidos a los pasivos laborales, entendemos que el
plazo prudente de conservación sería el que esté vinculado con la naturaleza de cada
crédito, es decir, el prescriptivo. Y respecto de otros informes, el plazo mínimo sería
el que esté vinculado con la deducción de posibles acciones derivadas de ellos. Por
ejemplo, en el Artículo 39, los referidos a ineficacia, responsabilidad o determinación
de la fecha de cesación de pagos. Además, tenemos el caso de los legajos de los
acreedores.
Acá la Ley de Concursos, en el Artículo 33, establece la obligación o deber del
síndico de conservar los legajos de los acreedores que va a estar conformado por el
presentado por el deudor al momento de pedir su concurso, más la petición o solicitud de
verificación, la documentación aportada por el acreedor y todos aquellos elementos,
informes y papeles de trabajo que reúna la sindicatura a los fines de emitir su opinión.
Y además debe formar los legajos de aquellos acreedores no denunciados por el deudor que
se hayan presentado.
El Artículo 35 de la Ley de Concursos
indica que el síndico al momento de presentar el informe individual acompaña una copia,
la cual será glosada al legajo del Artículo 279, para la consulta por los interesados, y
copia de los legajos. Sin embargo, existe una costumbre jurisprudencial de intimar a la
sindicatura para que retire la copia de los legajos, en algunos casos, dándole cuarenta y
ocho horas desde la fecha de la resolución verificatoria del Artículo 36, algo que no se
entiende como lógico, atento a que el síndico ya tiene una copia de esos legajos.
Ahora bien, ¿cuál sería el plazo prudente de conservación? Bueno, el vinculado con la
prescripción de los créditos. Luego tenemos la situación de quiebras. Es decir, los
libros y documentos del fallido. Atento que el Artículo 94 de la Ley de Sociedades,
dentro de los incisos que menciona como causales de disolución está la declaración de
quiebra, se produce también la extinción con características específicas del proceso
concursal, pero asemejables a la liquidación y disolución societarias. En este caso, se
interpreta que el síndico es quien debe realizar la conservación de estos libros, porque
en el Artículo 88, cuando el juez resuelve o dicta la apertura de la quiebra, dispone la
orden al deudor de entregarle los libros y documentos.
En los artículos 177 y 180, cuando se procede a la incautación de bienes, también se
incautan los documentos y libros contables. Sin embargo, existe alguna corriente
doctrinaria que no opina de esta manera. Por ejemplo, Fontanarrosa, quien dice que los
libros y documentación respaldatoria deben ser guardados en el juzgado donde tramita la
quiebra por el plazo legal previsto y Juan Ulnik, quien opina que los libros y documentos
deben ser guardados en el Archivo General de Tribunales, asemejándolos a los documentos
reservados que se presentan en algunos expedientes.
¿Cuál es el plazo por el cual se deben conservar los libros? Bueno, el Artículo 67 del Código de Comercio
dice que va a ser, los libros, por el plazo de diez años desde el cese de las actividades
y la documentación respaldatoria, por diez años desde su fecha. ¿Qué pasa una vez
finalizados los diez años? Cesa la obligación de conservarlos y por lo tanto el obligado
no puede ser compelido a exhibirlos.
En este caso, relacionado con los procesos concursales, hemos encontrado un caso, en el
Banco Caseros, donde el juez autorizó la destrucción de los libros previa publicación
de edictos donde se hacía saber a todos los interesados en consultar los libros que
existía un plazo previsto para ello y luego se procedería a destruirlos. Además,
preocupa la situación de los libros y documentos laborales, porque el Artículo 175
indica que el síndico es el que debe confeccionar el certificado de remuneraciones al que
se refiere el Artículo 80 de la Ley de
Contratos de Trabajo, a los fines de que aquel personal en relación de dependencia
respecto de la fallida pueda percibir el beneficio jubilatorio u otros beneficios, como
por ejemplo, el seguro de desempleo. Entonces, este plazo legal se puede extender mucho
más de los diez años.
Acá algunos síndicos hicieron planteos en los distintos juzgados, y hay un caso en La
Razón sobre quiebras, el Juzgado 1, Secretaría 1, donde el juez subrogante autorizó la
destrucción de los libros y documentos, previo requerir que la ANSES disponga de un lugar
de archivos para ellos. Esta situación ha sido receptada por el Consejo Profesional de
Ciencias Económicas, a través de la Comisión de Procesos Concursales y por la ANSES, y
existen reuniones donde se ha llegado, se ha arribado a la elaboración de un proyecto de
resolución que establece una reglamentación a través de la cual el síndico entregaría
los libros y documentos de origen laboral a funcionarios de la ANSES, quienes van a
proceder a su clasificación y archivo para su uso, en el momento en que lo requiera el
beneficiario.
Correspondencia
Por último, cabe analizar el tema de la correspondencia. En la Resolución de
Declaración de Quiebras, el juez ordena interceptar la correspondencia del fallido y su
entrega al síndico y el Artículo 114 establece el mecanismo a través del cual el
síndico va a proceder a abrirla en presencia del fallido o del juez y entregar las de
características estrictamente personales al primero. Ahora, a través de este tema, hay
que vincularlo con el Código de Comercio, ya que este también indica la obligación de
conservar la correspondencia del comerciante, y luego, en el Artículo 167, referencia que
el plazo de conservación es de diez años.
Por último, sólo cabe concluir que hasta la fecha la sindicatura es a quien se le
encomienda otra de las tareas, como es la conservación, archivo y guarda de esta
documentación, que en muchos casos es muy voluminosa, y en la medida en que sea
reemplazada por medios magnéticos va a reducir su volumen, pero no va a liberar de la
responsabilidad a la sindicatura de disponer, de alquilar o de tener un lugar de guarda
que garantice la adecuada conservación de los mismos.
En aquellos casos donde sean quiebras con activos o con fondos suficientes, estos gastos
serán afrontados por la quiebra, porque revestirían características de gastos de
conservación y justicia, por ende 240 pero en aquellos casos donde se trate de fondos
inactivos, esto representa una carga para la sindicatura. Bueno, nada más. |